MyAsei - Preguntas más frecuentes

PREGUNTAS MÁS FRECUENTES SOBRE MyAsei

1. ¿Es igual de rápido trabajando en la nube que en un servidor físico local?
En cuanto a la velocidad operativa (la velocidad a la que se realizan los procesos, por ejemplo, una facturación automática), dependerá de la máquina que se disponga, tanto si se instala un servidor físico como un servidor en la nube. La ventaja de la nube es que el servidor virtual es escalable, esto es, si el servidor virtual no tuviera suficiente potencia, siempre se le pueden aumentar los recursos (microprocesador, RAM, Disco duro, etc) puesto que todo es virtual. Esta ventaja es especialmente útil en empresas que desean crecer pero no saben cuándo lo harán ni en qué medida. El servidor virtual en la nube, puede crecer a medida que crece la empresa. Sin embargo, en caso de instalar un servidor físico y al cabo de pocos años se quedara pequeño, ampliarlo puede ser más complicado, cuando no imposible, por ejemplo, en el caso de querer aumentar el microprocesador.

En cuanto a la conexión, hoy en día es más rápido y sobre todo más fiable la conexión en Red local (si tuviéramos servidor físico) que una conexión por Internet a un servidor virtual en la nube. En los servidores en la nube, siempre estaremos a expensas de que la conexión a Internet nos funcione. Por ello, tanto para asegurar una buena velocidad como disponibilidad, se recomienda tener conexión de Fibra óptica. Tenemos clientes que no disponen de Fibra y que tienen ADSL para conectarse a Internet. En esos casos, la experiencia no es tan agradable.

Para hacerse una idea, se puede comparar con un Servicio Cloud que todo el mundo conoce: Gmail. Los correos de Gmail son “en la nube”, sin conexión a Internet no funcionan. El Servidor de Google que gestiona Gmail es muy potente, pero si la conexión en el PC o Smartphone es lenta, la gestión de los correos electrónicos puede volverse desesperante e incluso no funcionar.

Otro aspecto importante a tener en cuenta son las impresiones. En un servidor físico que está en la red local, con impresoras en la red local, no hay ningún problema en que el servidor físico envíe directamente las impresiones a las impresoras de red y es posible especificar cada impresión o listado a qué impresora se ha de enviar. En el caso de trabajar en la nube, es diferente:
- Por un lado, hay que tener en cuenta que las impresiones se generan en el servidor virtual que está en la nube y luego, ha de trasladarse a través de Internet (siempre con alto cifrado, por supuesto) hasta el equipo local, lo cual siempre le llevará un tiempo extra que en la red local no existe.
- Además, no es posible especificar cada listado a una impresora determinada y que lo haga automáticamente. Las posibilidades son:

1. Visualizar primeramente en un PDF. Es como funcionan, por ejemplo las webs de los bancos. Si deseas imprimir, por ejemplo, un recibo, primeramente se visualiza en tu equipo en formato PDF y luego lo envías a la impresora que desees.
2. Emitir directamente en la impresora predeterminada de tu equipo.
3. Posibilidad, en cada listado o impresión de elegir primeramente a qué impresora local se ha de imprimir. En este caso, para cada impresión o listado, hay que andar seleccionando SIEMPRE la impresora a la que se desea emitir.

También la Gestión Documental es más sencilla en red local. Nuestro aplicativo permite, por ejemplo, adjuntar el PDF de la factura de compra que nos envía el proveedor (o escaneado si es en papel) al registro de la factura de compra, lo cual nos facilita, posteriormente la consulta del documento original sin tener que andar buscándolo entre las carpetas del disco duro donde lo tengamos almacenado o la factura en papel en los archivadores. Ídem con tarifas de proveedores en Excel, contratos con los clientes, etc. El ahorro de tiempo que supone tener almacenado digitalmente con sistemas de búsquedas es tan beneficioso para nuestros clientes que muchos no podrían vivir sin ello. En este caso, se aplica lo dicho con las impresiones, es más sencillo y rápido adjuntar, abrir, copiar e imprimir los documentos si estamos en la misma red local que si el traslado de los documentos ha de hacerse desde nuestro equipo al equipo en la nube a través de Internet.

 

 

2. ¿Qué velocidad de acceso a internet es recomendable para que operen de forma rápida 5 puestos conectados a la vez como mínimo?
Cualquier conexión a Internet con una velocidad simétrica mínima de 25Mbps sirve para gestionar Asei ERP Pymes en la nube, pero si deseamos una experiencia agradable para 5 usuarios, se recomienda una conexión de Fibra Óptica que supere los 100Mbps de bajada. Pero no sólo ha de tenerse en cuenta la velocidad contratada. Además, hay que tener en cuenta otros aspectos:

  • PING (también llamado “Latencia”): Es el tiempo que se tarda en establecer la conexión. Por debajo de los 60ms es aceptable y lo ideal es que esté por debajo de los 20ms. Una alta velocidad de Internet pero con un PING muy grande (a partir de 100ms), se puede volver inoperable.
  • Estabilidad de la conexión y velocidad real. Aunque se nos prometa una velocidad de 600Mbps, alcanzar dicha velocidad y mantenerla constante siempre dependerá de la calidad de la infraestructura (cableado, proximidad con la centralita, número de usuarios en la zona, etc) de la compañía operadora. En este aspecto, hemos visto conexiones a 100Mbps que funcionaban mejor que conexiones que “supuestamente” debían funcionar a 600Mbps.
  • Disponibilidad: Si el operador sufre de cortes frecuentes, dichos cortes suponen que no podemos trabajar en la nube (ni enviar emails, ni conectarnos a los bancos, etc).

En este punto, es importante tener en cuenta que, según el Gobierno Vasco, en Julio del próximo año TODAS la empresas vascas estaremos obligados a tener implementado en todo aplicativo o dispositivo que emita facturas el sistema Ticket BAI, el cual SÓLO funcionará sí y sólo sí disponemos de Internet, por lo que, aunque tuviéramos el aplicativo en un servidor físico, sin Internet no se van a poder emitir facturas.

 

 

3. ¿No resultaría lento para operar con más de 8.000 registros de artículos, 1.500 clientes, 500 proveedores y más de 100.000 registros anuales de líneas de presupuestos, pedidos, albaranes, y facturas?
La configuración por la que partimos, es de un servidor virtual diseñado para gestionar correctamente 5 usuarios, pero si no fuera suficiente, tal y como se ha comentado en la pregunta "1”, los servidores virtuales son escalables, por lo que, si la potencia contratada no fuera suficiente, siempre se puede ampliar.

 

 

4. ¿Si se instalaran lectores de códigos de barras o PDAs inalámbricos funcionarían igual que si hubiera un servidor?
Los lectores de códigos de barras deben ser con “emulación de teclado”. En cuanto a los PDAs inalámbricos, necesitaríamos disponer de más información: marca, modelo, tipo de conexión inalámbrica, etc; Aunque lo más probable es que funcionen, puesto que, habitualmente, tanto la carga como la descarga se realiza previamente en una carpeta local de un PC local y luego se traslada al servidor, bien físico, como en la Nube.

 

 

5. ¿Si se empieza trabajando en la nube y vemos que no resulta adecuado, se puede instalar todo en un servidor sin mayor problema?
Sí se puede trasladar y el único inconveniente es que se perderían las licencias de acceso que se incluyen en la Alta y que habría que volver a adquirirlas.

 

 

6. ¿Qué alternativa existe para el caso de que se suspenda la conexión a internet?
Tal y como se ha explicado en la pregunta "1", ningún servicio en la nube (Gmail, bancos, etc) pueden gestionarse sin conexión a Internet. De todos modos, tal y como se ha explicado en la segunda pregunta, el próximo año, según el Gobierno Vasco, sin internet tampoco se podrán emitir facturas (ni facturas simplificadas también llamados tickets) sin conexión a Internet.

 

 

7. ¿Está asegurada la disponibilidad del ERP en la nube las 24 horas los 365 días del año?
Es como Gmail o todos los servicios Cloud, en teoría funcionan 24 horas, 7 días a la semana, 365 días al año. Pero eso es sólo si el servicio no se “cae” y eso, nadie puede garantizarlo. Si alguien garantiza una fiabilidad y disponibilidad de 100%, es que está engañando. Hemos visto innumerables casos en los que los servicios en la nube se han caído. Prácticamente todos los servicios en la nube se han caído en algún momento. Este año, hemos visto, por ejemplo bancos a los que no se podía acceder, Whatsapp que dejaba de funcionar durante horas, ayuntamientos que no pueden expender licencias y un largo etcétera. Al fin y al cabo, la “nube” no es más que el servidor de otro al que se puede acceder a través de internet y puede ser susceptible de sufrir paradas por muchas razones: mantenimientos programados, malfuncionamientos, hackers, virus, averías, errores de programación, y un largo etc.

Tampoco disponer de un servidor físico nos libraría de posibles paradas. También puede averiarse, entrar un virus, ser hackeado, dejar de funcionar por el malfuncionamiento de una actualización y un largo etcétera.

Dicho esto, tanto si se trata de un servidor físico como uno virtual, la disponibilidad siempre dependerá de lo que estemos dispuestos a invertir en fiabilidad. Si es un servidor físico: discos RAID redundantes, fuentes de alimentación redundantes, copias imagen del sistema, antivirus, cortafuegos, SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida o “baterías”), calidad de los componentes, un buen SAT postventa que funcione adecuadamente en caso de averías, etc.

En el caso de los servidores en la Nube, disponemos de un repositorio en el Servicio Cloud de AZURE para las máquinas virtuales que, al ser de Microsoft, asegura la mejor compatibilidad con aplicaciones Windows y minimiza el riesgo de malfuncionamientos por actualizaciones. El servidor virtual se aloja en Europa, con lo que se cumple la RGPD (Régimen General de Protección de Datos). Instalamos un sistema de copias de seguridad diarias en otro repositorio diferente de AWS (Servicio Cloud de Amazon), lo cual garantiza que, incluso aunque se cayera todo AZURE (lo cual no ha ocurrido aún nunca), podríamos restaurar la copia en cualquier PC o Servidor físico o virtual temporalmente mientras se restablece la caída y no se interrumpiría el trabajo diario. Instalamos un escudo extra de capa de seguridad avanzada que permite bloquear a los intrusos que intentan usar la fuerza bruta para entrar, los accesos desde el extranjero (se puede configurar desde qué países se permite acceder), etc. También programamos los servidores para que a las noches, se instalen automáticamente las actualizaciones críticas y que no sean vulnerables a ataques por “agujeros” en el sistema.

Pero siempre es posible aumentar la disponibilidad con más extras opcionales que no están incluidas en las ofertas standard:

> “Copias imagen” del Sistema diarias para poder restaurar la máquina virtual a un momento anterior al que funcionaba correctamente.
> Balanceo de carga entre dos servidores virtuales, para que si se “cae” uno, el sistema siga funcionando y aumentar también la velocidad de trabajo.
> Implementar mayores sistemas de protección y auditorías.
> Implementar sistemas antimalware con supervisión.
> Etc

 

 

8. ¿Cuáles son las ventajas económicas de instalar Asei ERP Pymes en la nube frente a instalarlo en un servidor propio?
Tanto la alternativa de servidor físico como en la nube son dos opciones válidas y, lo que hay que tener en cuenta son las ventajas e inconvenientes de cada sistema explicados anteriormente además de las siguientes ventajas económicas de cada sistema:

Ventajas de instalar Asei ER Pymes en un servidor físico local
1. La cuota mensual es inferior.

 

Ventajas de instalar Asei ERP Pymes en la nube
1. No hay que hacer una primera inversión grande en un Servidor Físico.
2. No hay que pagar por un mantenimiento del servidor en caso de averías o malfuncionamientos. Dicho concepto está incluido en la cuota mensual.
3. No hay que pagar por las copias remotas.
4. Para poder acceder remotamente desde cualquier dispositivo, no hay que abrir puertos en el Router.