Ahorro económico y de almacenamiento
Ahorras los costes de impresión y de envío que requieren las facturas en papel, a la vez que se reduce el impacto medioambiental y el físico, sin ocupar espacio en las oficinas.
Factura electrónica ¿qué es?
Una factura electrónica es igual que una factura en papel, solo que esta se emite de manera digital, y que justifica las mismas operaciones financieras que de la manera tradicional. Por ende, tiene los mismos efectos y están también reguladas por el Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre. Esto quiere decir que, en cuanto a normativas, no hay mucha diferencia. Ahora bien, sí existen un par de aspectos a tener en cuenta. Por ejemplo, la autenticidad, que debe estar garantizada con documentos como la firma electrónica, o la legibilidad del documento, que ya viene asegurada por el programa informático.
¿Cuáles son sus ventajas?
Son muchas los beneficios que ofrece este nuevo sistema frente la facturación tradicional que, a largo plazo, quedará obsoleta.
Minimiza los errores humanos
Al tratarse de sistema automatizado, existe una probabilidad menor de cometer errores al momento de introducir los datos en las facturas.
Menor probabilidad de fraude
Al no permitir manipular los documentos, se reduce notablemente cualquier tipo de fraude.
Accede y envía más fácil y seguro
Mediante un sistema de gestión, los documentos estarán accesibles y organizados. Esto permite enviarlos digitalmente con sus certificados específicos aportando mayor seguridad y rapidez.
¿Qué tipo de facturas hay?
Podemos diferenciar entre dos grupos en función de si son automáticas o no.
Facturas en formato estructurado
Algunos ejemplos son los que utilizan UBL, Facturae, etc., y son las que se generan automáticamente por los sistemas informáticos del emisor. Por otro lado, también se tramitan automáticamente por los sistemas de pago y contabilidad del receptor. Esto es porque están cifradas por los lenguajes anteriormente nombrados.
Facturas en formato no estructurado
Ocurre al contrario que en el caso anterior. No están cifradas y, por tanto, necesitan de una intervención manual. Se considera electrónico porque son documentos que se mandan de manera telemática.
¿Cuándo es obligatoria?
En España, todos los autónomos y los negocios están obligados a emitir facturas electrónicas cuando presten sus servicios a administración públicas. Estas facturas son enviadas por la plataforma electrónica FACeB2B proporcionada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Este sitio también ofrece servicios para que las empresas privadas puedan remitir facturas electrónicas en sus relaciones B2B; es decir con otras empresas privadas.
Aunque ahora es opcional, ya existe un anteproyecto de ley en trámite, el Anteproyecto de Ley Crea y Crece, que promueve la puesta en marcha de la factura electrónica para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales, para combatir morosidad y garantizar la trazabilidad y control de pagos entre empresas y trabajadores por cuenta propia.
Ante este texto legal, cuyo borrador se publicó el 15 de junio de 2023 y se espera su aprobación definitiva en breve, es recomendable que las PYMES y trabajadores por cuenta propia empiecen a familiarizarse con la facturación electrónica.
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